1. Introduction

Les SGR Brookfield procurent au public toute une gamme de services de relogement comprenant, sans s’y limiter, des services d’évaluation immobilière et de revue des évaluations; des services de vente ou d’aide à la vente d’une maison; de l’assistance financière; des avances sur la valeur nette du propriétaire et des services de coordination des dépenses; des services de gestion immobilière, d’aide à la résiliation de baux, de recherche d’installations d’hébergement provisoire, de déménagement des biens ménagers et de coordination de l’entreposage; des services d’orientation, d’aide à la recherche d’une maison ou d’un logement à louer et d’aide à la vente d’une maison; des conseils en matière de financement hypothécaire et de fiscalité; des renseignements sur les nouveaux quartier et collectivité ainsi que des services d’aide à la recherche d’établissements scolaires et d’installations de soins aux aînés.

Dans le cadre de la prestation de leurs produits et services, les SGR Brookfield peuvent être appelés à recueillir, moyennant le consentement de leurs clients, des renseignements personnels concernant ces derniers.

On entend par « Renseignements personnels » toute information portant sur une personne identifiable. Il peut s’agir, entre autres choses, de ses nom et prénom, de son adresse, son âge, son sexe, son revenu, son dossier d’emploi, ses antécédents professionnels et de crédit, ses dettes et autres obligations financières, ses préférences personnelles et tout autre renseignement concernant la personne même ou un membre de sa famille. Toutefois, ne s’inscrivent pas parmi les « renseignements personnels » les nom et prénom d’un employé d’entreprise, le titre de son poste ni ses adresse et numéros de téléphone au travail.

La présente règle d’entreprise décrit les dix grands principes auxquels obéissent les SGR Brookfield pour s’assurer de protéger les renseignements personnels qu’ils collectent sur leurs clients et utilisent ou communiquent dans le cadre de leurs activités commerciales au Canada. Tous nos employés qui ont accès à des renseignements personnels doivent par ailleurs s’engager à respecter en tous points la Règle des SGR Brookfield ainsi que tous ses procédés et méthodes connexes. À cette fin, les SGR Brookfield ont nommé un directeur à la protection de la vie privée dont le rôle consiste à veiller que tous les employés des SGR Brookfield se conforment en tous points à la loi ainsi qu’à la règle de l’entreprise.

2. Les dix principes régissant la protection de la vie privée et des renseignements personnels

Les dix principes qui suivent régissent l’ensemble de nos actions en ce qu’elles se rapportent à l’utilisation des renseignements portant sur notre clientèle :

Principe 1 – Responsabilité

Les SGR Brookfield sont responsables de tous les renseignements personnels se trouvant en leur possession ou sous leur garde, y compris tous les renseignements personnels communiqués à d’autres parties dans le cadre de leurs activités commerciales.

Principe 2 – Détermination des fins de la collecte

Les SGR Brookfield informent leurs clients des motifs pour lesquels ils recueillent des renseignements personnels sur ces derniers et ce avant ou pendant la collecte des renseignements.

Principe 3 – Consentemen

Les SGR Brookfield obtiennent le consentement de leurs clients avant ou pendant la collecte ou l’utilisation des renseignements personnels.

Le consentement du client peut être explicite ou implicite. Par ailleurs, le client peut retirer son consentement en tout temps (hormis quelques exceptions seulement). Toutefois, les SGR Brookfield peuvent recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans que le client en soit au courant ou ait accordé son consentement mais uniquement dans ces circonstances exceptionnelles où de telles collecte, utilisation et communication sont autorisées ou exigées par la loi.

Principe 4 – Limitation de la collect

Les renseignements que nous recueillons d’un client donné se limitent à ceux qui sont nécessaires aux fins et objectifs précisés au préalable à ce client. Par ailleurs, les renseignements sont recueillis par des moyens et méthodes justes et conformes à la loi.

Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservatio

Les renseignements personnels ne sont utilisés ou communiqués qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis à moins que le client ait explicitement consenti à d’autres usages ou dans les cas exceptionnels où leurs utilisation et communication sont exigées ou autorisées par la loi. Par ailleurs, les renseignements personnels ne peuvent être conservés que pour la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

De nouveau, dans certaines circonstances exceptionnelles seulement, les SGR Brookfield peuvent avoir l’obligation ou le droit de communiquer, sans que le client en soit au courant ou ait accordé son consentement spécifique, des renseignements personnels susceptibles d’avoir une incidence sur les affaires de l’entreprise ou sur les intérêts du public.

Principe 6 – Exactitude

Les SGR Brookfield veillent à ce que tous les renseignements personnels en leur possession ou sous leur garde soient tenus aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins précisées pour lesquelles ils ont été recueillis. Par ailleurs, les clients peuvent demander que ces renseignements soient modifiés au besoin s’il est établi qu’ils sont inexacts ou incomplets.

Principe 7 – Mesures de sécurité

Les renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité convenant à la nature confidentielle de l’information.

Principe 8 – Transparence

Les SGR Brookfield renseigneront leur clientèle au sujet des règles, méthodes et procédés qu’ils utilisent pour gérer les renseignements personnels. Les clients auront accès à cette information par l’entremise de notre site Web, ou autrement sur demande.

Principe 9 – Accès aux renseignements personnels

Moyennant une demande formulée par écrit, tout client peut être informé de l’existence, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels le concernant et y obtenir accès. Les SGR Brookfield comblent ces demandes aussi efficacement que possible. Cependant, si les SGR Brookfield sont empêchés de donner accès aux renseignements, ils en expliquent les raisons au client, sauf dans les cas où la loi le défend.

Principe 10 – Réponse aux plaintes et suggestions de la clientèle

Les clients peuvent remettre en question le respect, par les SGR Brookfield, des dispositions de leur Règle en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels. En effet, les SGR Brookfield ont en place des procédés et méthodes systématisés de réception, d’analyse et de résolution des plaintes et des questions formulées par sa clientèle. Les clients peuvent donc communiquer avec le directeur des SGR Brookfield à la protection de la vie privée et des renseignements personnels pour lui formuler toutes leurs préoccupations ou pour demander l’accès aux renseignements personnels les concernant. Les coordonnées de ce directeur sont précisées plus loin aux présentes, dans la partie intitulée Questions, préoccupations et plaintes.

3. Application des dix principes régissant la protection de la vie privée et des renseignements personnels – Comment nous traitons les renseignements personnels qui vous concernent :

Nature des renseignements que nous recueillons

Les SGR Brookfield recueillent et utilisent les renseignements personnels dans le but de vous procurer les services de relogement que vous avez demandés (par l’entremise de votre employeur) ou pour offrir des produits et des services supplémentaires susceptibles de vous intéresser. Vous avez le choix de consentir ou non à nous fournir des renseignements personnels vous concernant. Toutefois, en ne disposant pas de certains renseignements, il est possible que nous ne soyons pas en mesure de vous procurer certains de nos produits et services. Nous ne pouvons, par exemple, vous fournir nos services d’aide à la réinstallation si nous ne savons pas, pour commencer, où vous habitez.

Bref, la nature de votre demande de services déterminera le type de renseignements personnels que nous serons susceptibles de réclamer de vous.

Voici une liste des renseignements de base requis pour la prestation de nos services de relogement :

• Nom et prénom
• Adresse
• Numéro(s) de téléphone
• Renseignements hypothécaires
• Information relative à l’état de votre propriété
• Renseignements sur votre famille
• Données particulières en rapport avec vos besoins à destination
• Information sur vos comptes bancaires et autres renseignements financiers
• Numéro d’assurance sociale, aux fins de déclaration d’impôts et conformément aux exigences du gouvernement fédéral et à la Loi de l’impôt sur le revenu si vos activités financières ont des répercussions fiscales.

Par ailleurs, les SGR Brookfield peuvent conserver un dossier contenant vos coordonnées et autres renseignements de base aux fins de réponses à vos demandes et pour s’assurer que vous êtes bien satisfait(e) des services de relogement qui vous ont été fournis.

Prenez note également que lorsque vous consultez le site Web des SGR Brookfield, nous ne recueillons aucune information permettant de vous identifier à moins que vous ne la fournissiez vous-même de plein gré. Par ailleurs, tous les renseignements que vous nous transmettez par ce moyen sont conservés en lieu sûr et tenus strictement confidentiels.

Utilisation des renseignements personnels vous concernant

Les SGR Brookfield utilisent les renseignements personnels vous concernant à deux grandes fins générales :

1.  Renseignements personnels d’ordre général - Pour communiquer avec vous pendant la durée de votre processus de relogement et pour vous faire bénéficier de nos produits et de nos services. Certains de ces services peuvent également vous être procurés par des fournisseurs indépendants (déménageurs, conseillers, etc.) afin de mieux satisfaire à vos besoins dans le cadre de votre réinstallation.

2.  Renseignements personnels portant sur les transactions - Pour assurer le contrôle de notre niveau de service et effectuer le suivi auprès de vous afin de garantir votre satisfaction à l’égard des services reçus.

Nous n’utiliserons les renseignements personnels vous concernant qu’aux fins que nous vous aurons précisées. Si nous avons l’intention ou le besoin d’en faire un autre usage, nous vous en aviserons et vous demanderons votre consentement au préalable.

Communication des renseignements personnels vous concernant

Les SGR Brookfield sont tenus en tout temps de tenir strictement confidentiels les renseignements personnels qui vous concernent sauf dans les circonstances suivantes :

(i) Lorsque vous en autorisez la communication.

Nombreux des services qu’offrent les SGR Brookfield nécessitent que nous obtenions des renseignements personnels vous concernant afin d’être en mesure de rendre les services que nous avons été engagés à fournir. Nous utiliserons ces renseignements pour adapter nos programmes à vos besoins et objectifs particuliers. Nous veillerons toujours, cependant, à obtenir d’abord votre consentement et n’utiliserons jamais l’information à d’autres fins que celles que nous vous aurons précisées.

Si, par exemple, nous sommes appelés à vous procurer des services d’orientation dans votre nouvelle ville de résidence, il est possible que nous ayons besoin de renseignements au sujet de votre famille, lesquels nous aideront à adapter le programme d’orientation en conséquence de vos besoins particuliers. Il pourrait s’agir notamment de renseignements sur les besoins de vos enfants en matière d’instruction ou sur vos propres exigences médicales. Nous pourrions encore devoir vous rembourser vos frais de kilométrage ou autres frais accessoires et nécessiter par conséquent que vous nous fournissiez vos reçus. Néanmoins, nous nous assurerons toujours d’obtenir votre consentement préalable avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer ces renseignements. Par ailleurs, vous pourrez revenir sur votre consentement en tout temps, sous réserve toutefois de certaines conséquences juridiques (dont nous vous informerons). Vous ne pourrez revenir sur votre consentement en rapport avec un billet à ordre que vous avez signé par exemple.

(ii) Lorsque la loi en exige la communication.

Les renseignements que nous sommes tenus de communiquer sont généralement définis en fonction des exigences gouvernementales en matière de déclaration d’impôts. Toutefois, dans certains cas particuliers - ordonnance d’un tribunal par exemple -, il est possible que nous soyons tenus de communiquer certains renseignements aux autorités. Nous ne fournirons alors que les renseignements précis demandés et ne procéderons à la communication de ces données que si nous sommes persuadés que les autorités en question ont de réels motifs de réclamer l’information.

(iii) Lorsque la loi en autorise la communication.

La loi prévoit certaines circonstances où les SGR Brookfield seraient en droit de communiquer, sans votre consentement, des renseignements personnels vous concernant. Voici quelques exemples de telles situations : Nécessité de percevoir des sommes en souffrance; urgences médicales et soupçons d’activités illégales.

Entités avec qui sont partagés les renseignements personnels

Employés des SGR Brookfield

Dans le cadre des activités commerciales quotidiennes, l’accès aux renseignements personnels de nature confidentielle est réservé aux employés et conseillers professionnels (tels que conseiller juridique des SGR Brookfield, auditeurs, etc.) ayant des raisons légitimes d’en prendre connaissance et de les utiliser. Néanmoins, conformément à leurs conditions de travail, tous les employés des SGR Brookfield sont tenus de respecter l’ensemble des lois et règlements en vigueur, y compris la présente Règle en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels que nous avons mise en place en notre sein. Par ailleurs, lorsque nécessaire, les employés des SGR Brookfield se verront accorder et devront préserver les niveaux d’accès sécurisés adéquats.

Enfin, l’utilisation ou la communication non autorisée de renseignements confidentiels sur la clientèle par un employé des SGR Brookfield pourra donner lieu à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

Sociétés affiliées aux SGR Brookfield

Pour assurer que soit comblé l’ensemble de vos besoins en matière de relogement et moyennant votre permission (à moins qu’une interdiction contractuelle nous en empêche), nous pourrions devoir partager avec nos sociétés affiliées certains renseignements personnels vous concernant. Toutefois, nous ne procéderons de la sorte qu’avec votre consentement explicite préalable, sur lequel vous êtes en droit de revenir en tout temps. D’ailleurs, la marche à suivre pour retirer votre consentement est définie ci-dessous, dans la partie intitulée Retrait du consentement.

Fournisseurs de services des SGR Brookfield

Comme vous le savez sans doute, nous faisons souvent appel à d’autres fournisseurs de services dont nous coordonnons la prestation pour vous procurer la vaste gamme de produits et de services de relogement qu’offrent les SGR Brookfield. Nous entretenons en effet des réseaux d’avocats et de notaires, de déménageurs et de consultants qui aident les familles relogées à acheter une nouvelle maison, à déménager leurs biens et à se réinstaller dans leur nouvelle ville de résidence.

N’est transmise à ces fournisseurs que l’information dont ils ont besoin pour procurer le service précis qu’ils ont été engagés à fournir. Tous les membres de notre réseau de fournisseurs associés sont également tenus, par voie d’un engagement contractuel, d’assurer la protection de la nature confidentielle des renseignements et sont l’objet d’une interdiction formelle d’utiliser cette information à des fins autres que celles que nous avons expressément autorisées. Ils sont tenus par ailleurs de traiter les renseignements personnels d’une manière conforme en tous points aux dispositions de notre Règle en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels.

Modes de protection des renseignements personnels vous concernant

Les SGR Brookfield disposent de nombreuses mesures de contrôle assurant la protection des renseignements en leur possession ou sous leur garde ainsi que la sécurité de leurs systèmes d’information. Les dossiers des clients sont ainsi entreposés en fonction de la nature confidentielle de leur contenu. Des contrôles adéquats (tel un accès restreint) régissent nos systèmes informatiques et nos procédés et méthodes de traitement des données. Par ailleurs, l’accès aux lieux physiques où les renseignements personnels sont recueillis, traités et stockés est réservé uniquement aux employés autorisés. Enfin, à la demande de votre employeur, votre dossier lui sera retourné après sa clôture.

Lorsque vous rencontrez un employé des SGR Brookfield ou lui téléphonez pour discuter de votre dossier, il est possible qu’on vous demande des renseignements ayant pour but de vous identifier. Ce mode de protection est conçu pour assurer que vous seul(e) - ou une personne dûment autorisée par vous - ayez accès à votre dossier.

Sécurité des sites Web

Afin de mieux vous servir, les SGR Brookfield donnent à leur clientèle l’accès à certains renseignements par l’entremise de leurs sites Web sécurisés. Comme ils se sont engagés à protéger votre vie privée et les renseignements personnels vous concernant, les SGR Brookfield veilleront en tout temps à ce que toute information accessible par l’entremise de leurs sites demeure ainsi parfaitement sécurisée. De plus, pour empêcher tout accès non autorisé à votre compte, vous êtes tenu(e) d’ouvrir votre session dans chacun de ces sites au moyen d’un code d’utilisateur personnel et d’un mot de passe crypté. Ainsi, à défaut de fournir le bon mot de passe, nul ne sera autorisé par le système à accéder à votre compte.

Accès aux renseignements personnels vous concernant et possibilité de les modifier

En votre qualité de client des SGR Brookfield, vous avez le droit d’accéder à tous les renseignements personnels que nous conservons dans votre dossier, de les vérifier et de réclamer des modifications si vous pouvez en démontrer l’inexactitude. Par conséquent, si vous désirez consulter le contenu de votre dossier, veuillez en faire parvenir la demande écrite au directeur à la protection de la vie privée et des renseignements personnels, à l’adresse précisée dans la partie ci-dessous intitulée « Questions, préoccupations et plaintes ». Nous tâcherons de satisfaire à votre demande le plus rapidement possible.

Si, après vérification, vous désirez que des modifications soient apportées aux renseignements contenus dans votre dossier, de nouveau, faites parvenir une demande à cet effet au directeur à la protection de la vie privée et des renseignements personnels.

Retrait du consentement

Afin d’être en mesure de vous procurer nos produits et nos services de relogement, nous, des SGR Brookfield, partagerons, avec votre consentement préalable, les renseignements personnels vous concernant avec nos sociétés affiliées (à moins qu’une interdiction contractuelle ne nous en empêche). Toutefois, si vous ne désirez pas recevoir de matériel promotionnel de ces entreprises ou si vous refusez que les renseignements personnels vous concernant soient communiqués avec ces entités, veuillez communiquer avec nous :