Legal Information

Information provided in the BGRS Global Relocation Services Limited ("BGRS") Web site is intended to provide general information on matters of interest only. The user accepts full responsibility for the use of this page or for the use of any information provided on this page.

The information is believed to be accurate, complete, and current when posted, but BGRS cannot guarantee that it will remain accurate or complete or that it will be current at all times. The information in this web site does not constitute accounting, consulting, investment, legal, tax or any other type of professional advice, and should be used only in conjunction with the services of a BGRS Advisor and any other appropriate professional advisors who have full knowledge of the user's situation.

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The information on the BGRS web site may not be used or copied for commercial use. Personal and non-commercial use of the information on this web site is accepted. BGRS reserves the right to change, delete, or add information at any time.

 

 

Privacy Policy

At BGRS Global Relocation Services Limited ("BGRS"), we respect the privacy of our customers and we are committed to keeping your personal information accurate, confidential, secure, and private. We have adopted the following Privacy Policy to ensure that BGRS continues to meet its commitment to your privacy.

The following sections, read as a whole, comprise the BGRS Privacy Policy:

A      Introduction

B      The Ten Principles of Privacy

C     Application of the Ten Principles

C.1.   The kind of information we collect

C.2.   How we use your personal information

C.3.   When we disclose your personal information

C.4.   With whom we share your personal information

C.5.   How we safeguard your personal information

C.6.   Web site security

C.7.   Accessing and amending your personal information

C.8.   Opting – out

C.9.   Cookies

D     Questions, Concerns and Complaints About the BGRS Privacy Policy


 

A        Introduction

BGRS provides a variety of relocation services to the public, including, but not limited to: property valuation and appraisal review, home sale or home sale assistance, financial assistance, equity advances and expense coordination, property management, lease cancellation, interim living arrangements, furniture moving and storage coordination, orientation, home finding, home purchase or rental assistance, guidance regarding mortgages and taxation, home and neighbourhood information, education and elder care connections.

In the course of providing these products and services, BGRS may collect, with their consent, certain personal information about its customers.

"Personal Information" means information about an identifiable individual customer. This may include without limitation, the individual's name, address, age, gender, income, employment status, credit history, debts, and liabilities, income, personal preferences, and other information about his or her family.

The BGRS Privacy Policy is based on, and complies with, Canada's Personal Information Protection and Electronic Documents Act ("PIPEDA"), which includes the Ten Privacy Principles outlined in the Canadian Standards Association Model Code for the Protection of Personal Privacy. For more information about this legislation, please visit the official web site of the Privacy Commission of Canada at www.priv.gc.ca.

This Privacy Policy describes the ten principles that BGRS follows to ensure that we protect our customers' personal information when we collect, use or disclose it in the course of carrying on commercial activities in Canada. All of our employees who have access to personal information must adhere to the BGRS Privacy Policy and related procedures. To this end, BGRS has appointed a Privacy Officer to ensure compliance by all BGRS employees.

B         The Ten Principles of Privacy

The following ten principles govern our actions as they relate to the use of customer information:

10 Principles of Privacy

1

Accountability

BGRS is accountable for all personal information in its possession or custody, including personal information disclosed to third parties for processing.

2

Identifying Purposes

BGRS will inform its customers of the purposes for which it is collecting any personal information, before or at the time the information is collected.

3

Consent

BGRS will obtain consent from its customers before or when it collects or uses the personal information.

A customer's consent can be express or implied. A customer can withdraw consent at any time (with certain exceptions). BGRS, however, may collect, use or disclose personal information without the customer's knowledge or consent in exceptional circumstances where such collection, use, or disclosure is permitted or required by law.

4

Limiting Collection

The information collected from the customer will be limited to those details necessary for the purposes it has identified to the customer. Information will be collected by fair and lawful means.

5

Limiting Use, Disclosure and Retention

Personal information will only be used or disclosed for the purpose for which it was collected unless the customer has otherwise consented, or when it is required or permitted by law. Personal information may only be retained for the amount of time needed to fulfil the purpose for which it was collected.

In certain exceptional circumstances, BGRS may have a legal duty or right to disclose personal information without customer knowledge or consent with respect to matters that concern the company's or the public's interest.

6

Accuracy

BGRS will keep personal information as accurate, complete and current as necessary to fulfil the identified purposes for which it was collected. Customers may have this information amended where it is found to be inaccurate or incomplete.

7

Safeguarding Personal Information

Personal information is safeguarded using measures appropriate to the sensitivity of the information.

8

Openness

BGRS will make information available to its customers about the policies and procedures BGRS uses to manage personal information. Customers have access to this information through our web site, or through alternate means if requested.

9

Customer Access

Upon written request, a customer will be informed of the existence, use, and disclosure of their personal information, and will be given access to it. BGRS will respond to such requests as efficiently as possible. If BGRS is prohibited from providing such access they will explain the reasons for the lack of access, except where prohibited by law.

10

Addressing Customer Complaints and Suggestions

Customers may challenge the BGRS compliance with its Privacy Policy. BGRS has procedures to receive, investigate, and respond to customers' complaints and questions. Customers may contact the BGRS Privacy Officer to express any concerns or to request access to their personal information. The contact information for this individual is provided below.

Customers have the right to file a complaint to the Privacy Commissioner of Canada regarding BGRS’s handling of your personal information if they are not satisfied with the way in which BGRS has addressed their concerns.

 

C        Application of the Ten Privacy Principles – how we treat your personal information

C.1     The kind of information we collect

BGRS gathers and uses personal information in order to provide you with the relocation services you have requested (through your employer) or to offer additional products or services you may be interested in. Providing BGRS with your personal information is your choice, however, we may not be able to provide you with certain products or services if you do not provide us with certain information. For example, we cannot provide you with relocation services if we do not know where you live.

The nature of your request will determine the kind of personal information we might ask for.

Information that is typically required to provide you with relocation services:

  • Name
  • Address
  • Phone number(s)
  • Mortgage information
  • Information relating to the condition of your property
  • Family information
  • Special requirements relating to your needs at your point of destination
  • Bank account and other financial information

BGRS may keep a file with your contact history to be used for customer inquiry purposes so that we may ensure that you are satisfied with the relocation services which we have provided to you.

If you visit a BGRS web site, we do not collect personally identifiable information about you unless you provide it. All information that you do provide us with is securely maintained and kept strictly confidential.

C.2     How we use your personal information

At BGRS we use personal information for two general purposes:

1.     To communicate with you during the course of your relocation and to provide you with our products and services. Some services may be provided by other service providers (such as movers or consultants) to better serve your relocation needs.

2.     Transactional information to monitor our level of service and report back to you to ensure your satisfaction with the provision of such services.

We will only use personal information for the purpose that we have disclosed to you. If we want to use your information for a different purpose, we will notify you and ask for your consent first.

C.3     When we disclose your personal information

BGRS is obliged to keep your personal information confidential except under the following circumstances: When authorized by you, When required by law, and When permitted by law.

C.3.1       When authorized by you

Many of the services offered by BGRS require us to obtain personal information about you in order to perform the services we have been engaged to provide. We will use this information to tailor programs to meet your needs and objectives. We will always obtain consent from you first, and we will never use the information for purposes other than those we have told you about.

For example, if we are providing you with orientation services in your new community, we may need to know information about your family that will help us tailor an orientation program. This might include information about your children's educational requirements or information about your health care needs. Or, we may reimburse you for mileage or other incidentals that would require you to provide us with your receipts. We will always obtain your consent before we collect, use or disclose this information. You may also withdraw your consent at any time, subject to any legal implications (which we will inform you about). For example you cannot withdraw your consent with respect to a promissory note you have signed.

C.3.2       When required by law

The type of information we are legally required to disclose usually relates to government tax reporting requirements. However, in some cases, such as under a court order, we may be required to disclose certain information to authorities. We will only provide the specific information requested and only upon being satisfied that the authorities have legitimate grounds to request the information.

C.3.3       When permitted by law

The legislation has provided certain situations where BGRS is legally permitted to disclose personal information without your consent. Examples include, but are not limited to, situations involving the collection of debt in arrears, medical emergencies, or suspicion of illegal activities.

C.4     With whom we share your personal information

C.4.1       BGRS employees

In the course of daily operations, access to sensitive personal information is limited to those employees and professional advisors (such as BGRS lawyers, auditors, etc.) with a legitimate reason for accessing it. As a condition of their employment, all BGRS employees are required to follow all applicable laws and regulations, including the Privacy Policy we have established. Where required, BGRS employees will hold and maintain appropriate security clearance.

Unauthorized use, disclosure of confidential client information by an employee of BGRS is prohibited and may result in disciplinary measures inclusive of dismissal.

C.4.2       BGRS affiliates (This paragraph applies only to Corporate Relocations)

To ensure that all your relocation needs are met, and where we have your permission, we may share some of your personal information with our affiliates (unless we are contractually prohibited from doing so). We will only do this with your express consent and you may withdraw this consent at any time. The procedure for withdrawing consent is outlined below under the section "Opting Out".

C.4.3       BGRS service providers

As you may know, we often engage and coordinate other service providers to deliver to you the vast array of relocation services offered through BGRS. For example, we maintain a network of lawyers, movers, and consultants who assist families in purchasing, moving, and settling in to their new homes.

Such service providers are only given the information that is needed to provide the specific service for which they are engaged to provide. Our network of Service Providers are also bound by strict contractual means to protect the confidentiality of your information, and they are prohibited from doing anything with this information that we have not authorized them to do.  They are required to treat your personal information in a manner consistent with the BGRS Privacy Policy.

C.5     How we safeguard your personal information

BGRS has extensive controls in place to maintain the security of our information, and the security of our information systems. Client files are stored according to their sensitivity. Appropriate controls (such as restricted access) are placed over our computer systems and data processing procedures. Physical access to areas where personal information is gathered, processed, or stored, is limited to authorized employees. Where requested by your employer, your file will be returned to your employer after your file has closed.

When you speak with a BGRS employee to speak about your file, you may be asked for some personally identifying information. This kind of safeguard is designed to ensure that only you, or someone authorized by you, has access to your file.

C.6     Web site security

In order to serve you better, BGRS offers customers access to certain information through its secure web sites. BGRS is committed to your privacy and will ensure that any information you access or provide through this site remains secure. To safeguard against unauthorized access to your account, you are required to "sign-on" using an encrypted password to gain access. If you are unable to provide the correct password, you will not be able to access your account.

C.7     Accessing and amending your personal information

As a customer, you have the right to access the personal information we keep in your file and you have the right to verify or amend the information if it is shown to be inaccurate. If you would like to view the personal information held in your file, please make a written request to the Privacy Officer, at the address listed below, under "Questions, Concerns, and Complaints". We will respond to your request as efficiently as possible.

To make a change, please make a similar request in writing to the Privacy Officer.

C.8     Opting – out (This paragraph applies only to Corporate Relocations)

In order to provide you with relocation services and products, BGRS will, with your consent, share your personal information with other BGRS affiliates (unless we are contractually prohibited from doing so). Should you not want to receive promotional materials from, or have your personal information shared with, these companies, please contact us at privacy@brookfieldgrs.ca.

C.9     Anonymous information and "cookies"

BGRS may collect non-personal information about you. This means that the information collected cannot be traced back to a specific person. For example, our web servers record certain information automatically when you visit BGRS web sites. This information is collected using "cookies" - a small text file that contains a unique identification number identifying your web browser (but not you) to our computers every time you visit one of our web sites that uses cookies. They may indicate pages you visited, your IP (Internet Protocol) address, and other site usage statistics. They help BGRS to improve the functionality of the site and to enhance the navigation and security of your session. This information may also be used for research and analytical purposes only (like evaluating how many visitors our web sites receive). It does not reveal any personal information about you, the user. This aggregate data may be disclosed to third parties, but never with personally identifying information.

You may configure your browser to notify you when you receive a cookie, and you may refuse to accept them entirely. However, if you refuse to accept cookies, you may limit the functionality that we can provide to you when you visit our site. For example, the www.relodialogue.com website requires cookies to recognize clients with valid access to the database. If your browser does not accept cookies, the site will not grant you access via the login and password.

C.10  Questions, Concerns and Complaints

If you have any questions, concerns, or complaints about your personal information, or about the BGRS Privacy Policy, please call please contact our Chief Privacy Officer using the contact information provides below:

BGRS Global Relocation Services
116 Albert Street, Suite 801, Ottawa ON K1P 5G3

privacy@brookfieldgrs.ca 

 

 

Informations juridiques

L'information contenue dans le site Web de BGRS est de nature purement générale et n'est fournie qu'à titre de service. L'internaute accepte donc la pleine responsabilité de l'usage qu'il fait de cette page ou de toute information pouvant y figurer.

Bien qu'au moment de leur affichage dans ce site, les renseignements étaient jugés exacts, complets et à jour, BGRS ne peut garantir qu'ils le demeureront en tout temps. Par ailleurs, ces renseignements ne constituent en rien des conseils de placement, des conseils comptables, financiers, juridiques ou fiscaux ni des conseils professionnels de quelque autre nature que soit et ne devraient être utilisés qu'en combinaison avec les services d'un conseiller BGRS ou de tout autre conseiller professionnel compétent possédant une connaissance approfondie de la situation personnelle de l'internaute.

Certains hyperliens proposés dans ce site renvoient à des sites Web relevant de tierces parties et sur lesquels BGRS n'exerce aucun contrôle. BGRS ne fait donc aucune déclaration et décline toute responsabilité quant à l'exactitude ou à toute autre particularité de l'information que contiennent ces sites.

L'information contenue dans le site Web de BGRS ne peut être utilisée ou reproduite à des fins commerciales. Son usage à des fins strictement personnelles et non commerciales est cependant autorisé. BGRS se réserve le droit de modifier en tout temps le contenu de ce site.

 

Politique de confidentialité

Chez BGRS, nous respectons la vie privée de nos clients et nous nous engageons à maintenir vos renseignements personnels exacts, confidentiels, sécurisés, et privés. Nous avons adopté la Politique de confidentialité ci-dessous afin de continuer à satisfaire pleinement cet engagement.

Les parties qui suivent, prises dans leur ensemble, forment la Règle de BGRS en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels :

A.     Introduction

B.     Les dix principes régissant la politique de confidentialité

C.    Application des dix principes

C.1.     Nature des renseignements que nous recueillons

C.2.     Utilisation des renseignements personnels vous concernant

C.3.     Communication des renseignements personnels vous concernant

C.4.     Entités avec qui sont partagés les renseignements personnels

C.5.     Modes de protection des renseignements personnels vous concernant

C.6.     Sécurité des sites Web

C.7.     Accès aux renseignements personnels vous concernant et possibilité de les modifier

C.8.     Retrait du consentement

C.9.     Renseignements non personnels et témoins

D.    Questions, préoccupations et plaintes au sujet de la politique de confidentialité de BGRS en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels.

A   Introduction

BGRS procure au public toute une gamme de services de réinstallation comprenant, sans s'y limiter, des services d'évaluation immobilière et de revue des évaluations; des services de vente ou d'aide à la vente d'une maison; de l'assistance financière; des avances sur la valeur nette du propriétaire et des services de coordination des dépenses; des services de gestion immobilière, d'aide à la résiliation de baux, de recherche d'installations d'hébergement provisoire, de déménagement des biens ménagers et de coordination de l'entreposage; des services d'orientation, d'aide à la recherche d'une maison ou d'un logement à louer et d'aide à la vente d'une maison; des conseils en matière de financement hypothécaire et de fiscalité; des renseignements sur les nouveaux quartier et collectivité ainsi que des services d'aide à la recherche d'établissements scolaires et d'installations de soins aux aînés.

Dans le cadre de la prestation de leurs produits et services, BGRS peut être appelé à recueillir, moyennant le consentement de leur clients, des renseignements personnels concernant ces derniers.

On entend par « Renseignements personnels » toute information portant sur une personne identifiable. Il peut s'agir, entre autres choses, de ses nom et prénom, de son adresse, son âge, son sexe, son revenu, son dossier d'emploi, ses antécédents professionnels et de crédit, ses dettes et autres obligations financières, ses préférences personnelles et tout autre renseignement concernant la personne même ou un membre de sa famille.

Le texte de la Politique de confidentialité de BGRS en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels a été rédigé en fonction de, et en conformité avec, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (LPRPDE), laquelle englobe les dix principes régissant la protection de la vie privée et des renseignements personnels définis dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l'Association canadienne de normalisation (CSA). Pour obtenir de plus amples renseignements sur cette loi, veuillez consulter le site Web officiel du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l'adresse: www.priv.gc.ca.

La présente règle d'entreprise décrit les dix grands principes auxquels obéissent BGRS pour s'assurer de protéger les renseignements personnels qu'il collecte sur ses clients et utilise ou communique dans le cadre de leur activité commerciale au Canada. Tous nos employés qui ont accès à des renseignements personnels doivent par ailleurs s'engager à respecter en tous points la politique de BGRS ainsi que tous ses procédés et méthodes connexes. À cette fin, BGRS a nommé un directeur à la protection de la vie privée dont le rôle consiste à veiller à ce que tous les employés de BGRS se conforment en tous points à la loi ainsi qu'à la Politique de l'entreprise.


 

B   Les dix principes de la confidentialité

Les dix principes qui suivent régissent l'ensemble de nos actions en ce qu'elles se rapportent à l'utilisation des renseignements portant sur notre clientèle :

10 Principes de la confidentialité

1

Responsabilité

BGRS est responsable de tous les renseignements personnels se trouvant en sa possession ou sous sa garde, y compris tous les renseignements personnels communiqués à d'autres parties dans le cadre de leurs activités commerciales.

2

Détermination des fins de la collecte

BGRS informe leurs clients des motifs pour lesquels il recueille des renseignements personnels sur ces derniers et ce avant ou pendant la collecte des renseignements.

3

Consentement

BGRS obtiens le consentement de ses clients avant ou pendant la collecte ou l'utilisation des renseignements personnels.

Le consentement du client peut être explicite ou implicite. Par ailleurs, le client peut retirer son consentement en tout temps (hormis quelques exceptions seulement). Toutefois, BGRS peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans que le client en soit au courant ou ait accordé son consentement mais uniquement dans des circonstances exceptionnelles où de telles collecte, utilisation et communication sont autorisées ou exigées par la loi.

4

Limitation de la collecte

Les renseignements que nous recueillons d'un client donné se limitent à ceux qui sont nécessaires aux fins et objectifs précisés au préalable à ce client. Par ailleurs, les renseignements sont recueillis par des moyens et méthodes justes et conformes à la loi.

5

Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation

Les renseignements personnels ne sont utilisés ou communiqués qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis à moins que le client ait explicitement consenti à d'autres usages ou dans les cas exceptionnels où leur utilisation et communication sont exigées ou autorisées par la loi. Par ailleurs, les renseignements personnels ne peuvent être conservés que pour la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

De nouveau, dans certaines circonstances exceptionnelles seulement, BGRS peut avoir l'obligation ou le droit de communiquer, sans que le client en soit au courant ou ait accordé son consentement spécifique, des renseignements personnels susceptibles d'avoir une incidence sur les affaires de l'entreprise ou sur les intérêts du public.

6

Exactitude

BGRS veille à ce que tous les renseignements personnels en sa possession ou sous sagarde soient tenus aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins précisées pour lesquelles ils ont été recueillis. Par ailleurs, les clients peuvent demander que ces renseignements soient modifiés au besoin s'il est établi qu'ils sont inexacts ou incomplets.

7

Mesures de sécurité

Les renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité convenant à la nature confidentielle de l'information.

8

Transparence

BGRS renseignera sa clientèle au sujet des règles, méthodes et procédés qu'il utilise pour gérer les renseignements personnels. Les clients auront accès à cette information par l'entremise de notre site Web, ou autrement sur demande.

9

Accès aux renseignements personnels

Moyennant une demande formulée par écrit, tout client peut être informé de l'existence, de l'utilisation et de la communication des renseignements personnels le concernant et y obtenir accès. BGRS comble ces demandes aussi efficacement que possible. Cependant, si BGRS est empêché de donner accès aux renseignements, il en explique les raisons au client, sauf dans les cas où la loi le défend.

10

Réponse aux plaintes et suggestions de la clientèle

Les clients peuvent remettre en question le respect, par BGRS, des dispositions de sa politique en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels. En effet, le BGRS a en place des procédés et méthodes systématisés de réception, d'analyse et de résolution des plaintes et des questions formulées par sa clientèle. Les clients peuvent donc communiquer avec le directeur de BGRS à la protection de la vie privée et des renseignements personnels pour lui formuler toutes leurs préoccupations ou pour demander l'accès aux renseignements personnels les concernant. Les coordonnées de ce directeur sont précisées plus loin aux présentes, dans la partie intitulée Questions, préoccupations et plaintes.

 Les clients peuvent formuler une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada concernant le traitement de l’information personnelle par BGRS s’ils ne sont pas satisfaits de la manière dont BGRS aurait pu répondre à leurs besoins ou inquiétudes.


 

C   Mise en oeuvre des dix  principes de la confidentialité – comment nous traitons vos renseignements personnels

C.1  Le type de renseignements que nous recueillons

BGRS recueille et utilise les renseignements personnels dans le but de vous procurer les services de réinstallation que vous avez demandés (par l'entremise de votre employeur) ou pour offrir des produits et des services supplémentaires susceptibles de vous intéresser. Vous avez le choix de consentir ou non à nous fournir des renseignements personnels vous concernant. Toutefois, en ne disposant pas de certains renseignements, il est possible que nous ne soyons pas en mesure de vous procurer certains de nos produits et services. Nous ne pouvons, par exemple, vous fournir nos services d'aide à la réinstallation si nous ne savons pas, pour commencer, où vous habitez.

Bref, la nature de votre demande de services déterminera le type de renseignements personnels que nous serons susceptibles de devoir obtenir.

Voici une liste des renseignements de base requis pour la prestation de nos services de réinstallation :

  • Nom(s) et prénom(s)
  • Adresse
  • Numéro(s) de téléphone
  • Renseignements hypothécaires
  • Information relative à l'état de votre propriété
  • Renseignements sur votre famille
  • Données particulières en rapport avec vos besoins à destination
  • Information sur vos comptes bancaires et autres renseignements financiers

 

Par ailleurs, BGRS peut conserver un dossier contenant vos coordonnées et autres renseignements de base aux fins de réponses à vos demandes et pour s'assurer que vous êtes bien satisfait des services de réinstallation qui vous ont étés fournis.

Prenez note également que lorsque vous consultez le site Web de BGRS, nous ne recueillons aucune information permettant de vous identifier à moins que vous ne la fournissiez vous-même de plein gré. Par ailleurs, tous les renseignements que vous nous transmettez par ce moyen sont conservés en lieu sûr et tenus strictement confidentiels.

C.2   Comment nous utilisons vos renseignements personnels

BGRS utilise les renseignements personnels vous concernant à deux fins générales :

1.     Afin de communiquer avec vous pendant la durée de votre processus de réinstallation et pour vous fournir nos produits et nos services. Certains de ces services peuvent également être fournis par des fournisseurs indépendants (déménageurs, conseillers, etc.) afin de mieux satisfaire à vos besoins dans le cadre de votre réinstallation.

2.     Pour assurer le contrôle de notre niveau de service et effectuer le suivi auprès de vous afin de garantir votre satisfaction à l'égard des services reçus.

 

Nous n'utiliserons les renseignements personnels vous concernant qu'aux fins que nous vous aurons précisées. Si nous avons l'intention ou le besoin d'en faire un autre usage, nous vous en aviserons et vous demanderons votre consentement au préalable.

C.3 Quand partageons nous vos renseignements personnels

BGRS est tenu en tout temps de tenir strictement confidentiels les renseignements personnels qui vous concernent sauf dans les circonstances suivantes : Lorsque vous en autorisez la communication, lorsque la loi l’exige et lorsque la loi en autorise la communication.

C3.1   Lorsque vous en autorisez la communication

Plusieurs des services qu'offrent BGRS nécessitent l’obtention des renseignements personnels vous concernant afin d'être en mesure de fournir les services pour lesquels nous avons étés engagés.  Nous utiliserons ces renseignements pour adapter nos programmes à vos besoins et objectifs particuliers. Nous veillerons toujours, cependant, à obtenir d'abord votre consentement et n'utiliserons jamais l'information à d'autres fins que celles que nous vous aurons précisées.

Si, par exemple, nous sommes appelés à vous procurer des services d'orientation dans votre nouvelle ville de résidence, il est possible que nous ayons besoin de renseignements au sujet de votre famille, lesquels nous aideront à adapter le programme d'orientation en conséquence de vos besoins particuliers. Il pourrait s'agir notamment de renseignements sur les besoins de vos enfants en matière d'instruction ou sur vos propres exigences médicales. Nous pourrions encore devoir vous rembourser vos frais de kilométrage ou autres frais accessoires et nécessiter par conséquent que vous nous fournissiez vos reçus. Néanmoins, nous nous assurerons toujours d'obtenir votre consentement préalable avant de recueillir, d'utiliser ou de communiquer ces renseignements. Par ailleurs, vous pourrez révoquer votre consentement en tout temps, sous réserve toutefois de certaines conséquences juridiques (dont nous vous informerons). Par exemple, vous ne pourriez pas vous désister sur le consentement d’un billet à ordre que vous auriez déjà signé.

 

C3.2  Lorsque la loi en exige la communication.

Les renseignements que nous sommes tenus de communiquer sont généralement définis en fonction des exigences gouvernementales en matière de déclaration d'impôts. Toutefois, dans certains cas particuliers - ordonnance d'un tribunal par exemple -, il est possible que nous soyons tenus de communiquer certains renseignements aux autorités. Nous ne fournirons alors que les renseignements précis demandés et ne procéderons à la communication de ces données que si nous sommes persuadés que les autorités en question ont de réels motifs de réclamer l'information.

 

C3.3  Lorsque la loi en autorise la communication.

La loi prévoit certaines circonstances où BGRS serait en droit de communiquer, sans votre consentement, des renseignements personnels vous concernant. Voici quelques exemples de telles situations : Nécessité de percevoir des sommes en souffrance; urgences médicales et soupçons d'activités illégales.

C.4  Entités avec qui sont partagés les renseignements personnels

C.4.1  Employés de BGRS

Dans le cadre des activités commerciales quotidiennes, l’accès aux renseignements personnels de nature confidentielle est réservé aux employés et conseillers professionnels (tels que conseiller juridique de BGRS, auditeurs, etc.) ayant des raisons légitimes d’en prendre connaissance et de les utiliser. Néanmoins, conformément à leurs conditions de travail, tous les employés de BGRS sont tenus de respecter l’ensemble des lois et règlements en vigueur, y compris la présente Règle en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels que nous avons mise en place. Par ailleurs, lorsque nécessaire, les employés de BGRS se verront accorder et devront préserver les niveaux d’accès sécurisés adéquats.

Enfin, l'utilisation ou la communication non autorisée de renseignements confidentiels sur la clientèle par un employé de BGRS pourra donner lieu à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.

C.4.2  Sociétés affiliées à BGRS (Ce paragraphe ne s’applique qu’aux relogements corporatifs)

Pour assurer que soit comblé l'ensemble de vos besoins en matière de réinstallation et moyennant votre permission (à moins qu'une interdiction contractuelle nous en empêche), nous pourrions devoir partager avec nos sociétés affiliées certains renseignements personnels vous concernant. Toutefois, nous ne procéderons de la sorte qu'avec votre consentement explicite préalable, sur lequel vous êtes en droit de revenir en tout temps. D'ailleurs, la marche à suivre pour retirer votre consentement est définie ci-dessous, dans la partie intitulée Retrait du consentement.

C.4.3  Fournisseurs de services de BGRS

Comme vous le savez sans doute, nous faisons souvent appel à d'autres fournisseurs de services dont nous coordonnons la prestation pour vous procurer la vaste gamme de produits et de services de réinstallation qu'offrent BGRS. Nous entretenons en effet des réseaux d'avocats et de notaires, de déménageurs et de consultants qui aident les familles relogées à acheter une nouvelle maison, à déménager leurs biens et à se réinstaller dans leur nouvelle ville de résidence.

N'est transmise à ces fournisseurs que l'information dont ils ont besoin pour procurer le service précis qu'ils ont été engagés à fournir. Tous les membres de notre réseau de fournisseurs associés sont également tenus, par voie d'un engagement contractuel, d'assurer la protection de la nature confidentielle des renseignements et sont l'objet d'une interdiction formelle d'utiliser cette information à des fins autres que celles que nous avons expressément autorisées. Ils sont tenus par ailleurs de traiter les renseignements personnels d'une manière conforme en tous points aux dispositions de notre Règle en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels.


 

C.5 Comment nous protégeons vos renseignements personnels

BGRS dispose de nombreuses mesures de contrôle assurant la protection des renseignements ainsi que la sécurité de ses systèmes d'information. Les dossiers des clients sont ainsi entreposés en fonction de la nature confidentielle de leur contenu. Des contrôles adéquats (tel un accès restreint) régissent nos systèmes informatiques et nos procédés et méthodes de traitement des données. Par ailleurs, l'accès aux lieux physiques où les renseignements personnels sont recueillis, traités et stockés est réservé uniquement aux employés autorisés. Enfin, à la demande de votre employeur, votre dossier lui sera retourné après sa clôture.

Lorsque vous parlez avec un employé de BGRS pour discuter de votre dossier, il est possible qu'on vous demande des renseignements ayant pour but de vous identifier. Ce mode de protection est conçu pour assurer que vous seul - ou une personne dûment autorisée par vous - ayez accès à votre dossier.

C.6 Sécurité des sites Web

Afin de mieux vous servir, BGRS donne à sa clientèle l'accès à certains renseignements par l'entremise de sites Web sécurisés. Pour respecter l’engagement  à protéger votre vie privée et les renseignements personnels vous concernant, BGRS veillera en tout temps à ce que toute information accessible par l'entremise de sites Web demeure ainsi parfaitement sécurisée. De plus, pour empêcher tout accès non autorisé à votre compte, vous êtes tenu d'ouvrir votre session dans chacun de ces sites au moyen d'un code d'utilisateur personnel et d'un mot de passe crypté. Ainsi, à défaut de fournir le bon mot de passe, nul ne sera autorisé par le système à accéder à votre compte.

C.7 Accès aux renseignements personnels vous concernant et possibilité de les modifier

En votre qualité de client de BGRS, vous avez le droit d'accéder à tous les renseignements personnels que nous conservons dans votre dossier, de les vérifier et de réclamer des modifications si vous pouvez en démontrer l'inexactitude. Par conséquent, si vous désirez consulter le contenu de votre dossier, veuillez en faire parvenir la demande écrite au directeur à la protection de la vie privée et des renseignements personnels, à l'adresse précisée dans la partie ci-dessous intitulée « Questions, préoccupations et plaintes ». Nous répondrons à votre demande le plus efficacement possible.

Si, après vérification, vous désirez que des modifications soient apportées aux renseignements contenus dans votre dossier, de nouveau, faites parvenir une demande à cet effet au directeur à la protection de la vie privée et des renseignements personnels.

C.8  Retrait du consentement (Ce paragraphe ne s’applique qu’aux relogements corporatifs)

Afin d'être en mesure de vous procurer nos produits et nos services de relogement, nous, de BGRS, partagerons, avec votre consentement préalable, les renseignements personnels vous concernant avec nos sociétés affiliées (à moins qu'une interdiction contractuelle ne nous en empêche). Toutefois, si vous ne désirez pas recevoir de matériel promotionnel de ces entreprises ou si vous refusez que les renseignements personnels vous concernant soient communiqués avec ces entités, veuillez communiquer avec nous à  l'adresse : privacy@brookfieldgrs.ca


 

C.9  Renseignements non personnels et témoins (cookies)

Il est possible que BGRS recueille des renseignements non personnels à votre sujet, c'est-à-dire de l'information ne pouvant être retracée à une personne identifiable ou spécifique. Nos serveurs, par exemple, enregistrent automatiquement certaines données lorsque vous consultez les sites Web de BGRS. Ces données sont recueillies au moyen de témoins - de minuscules fichiers texte contenant un seul numéro permettant à nos système d'identifier votre navigateur Internet (et non pas vous) – chaque fois que vous visitez l'un de nos sites Web utilisant les témoins. Ces témoins peuvent également préciser les pages que vous avez consultées, révéler le numéro IP de votre ordinateur et fournir d'autres statistiques relatives à l'utilisation faite de notre site. Ils aident BGRS à améliorer la fonctionnalité de leurs sites Web, à en rehausser la convivialité et à intensifier la sécurité de vos sessions de navigation. Cette information peut également servir à des fins d'analyse et de recherche (évaluation du nombre de visiteurs de nos sites, par exemple), mais en aucun temps, ne procure de renseignements personnels sur vous, l'utilisateur. Certes, l'ensemble de ces données combinées peut être partagé avec d'autres parties, mais uniquement dans la mesure où jamais elles n'englobent de renseignements permettant de vous identifier personnellement.

Par ailleurs, vous pouvez configurer votre navigateur Internet afin d'être avisé lorsque votre ordinateur reçoit un cookie et vous pouvez même les refuser tous d'un même coup. Néanmoins, si vous refusez d'accepter les témoins, il est possible que vous restreigniez ainsi la fonctionnalité de notre site. Le site www.relodialogue.com, par exemple, nécessite les témoins pour reconnaître les clients bénéficiant d'un droit d'accès valide à la base de données. Si votre navigateur refuse d'accepter les témoins, notre site ne vous accordera plus l'accès par l'entremise de votre code d'utilisateur et mot de passe.

C.10  Questions, préoccupation et plaintes

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes à formuler relativement aux renseignements personnels vous concernant ou à la Règle de BGRS en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels, n'hésitez pas à communiquer avec notre directeur à la protection de la vie privée et des renseignements personnels au moyen des coordonnées suivantes :

Services globaux de relogement BGRS
116 rue Albert, bureau 801, Ottawa, ON, K1P 5G3

                privacy@brookfieldgrs.ca