RÈGLE DES SERVICES GLOBAUX DE RELOGEMENT BROOKFIELD EN MATIÈRE DE
PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
ET DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Brookfield Global Relocation Services
Privacy Policy

Nous, des Services globaux de relogement Brookfield (SGR Brookfield), respectons la vie privée de nos clients et nous engageons envers eux à tenir exacts, confidentiels, sécurisés et secrets tous les renseignements personnels qui les concernent. Dans le but de veiller à ce que les SGR Brookfield continuent de satisfaire pleinement à cet engagement, nous avons récemment adopté la règle suivante en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels.

Les parties qui suivent, prises dans leur ensemble, forment la Règle des SGR Brookfield en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels :

Introduction

Les dix principes régissant la protection de la vie privée et des renseignements personnels

1 – Responsabilité
2 – Détermination des fins de la collecte des renseignements
3 – Consentement
4 – Limitation de la collecte
5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
6 – Exactitude
7 – Mesures de sécurité
8 – Transparence
9 – Accès aux renseignements personnels
10 – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Application des dix principes

Nature des renseignements que nous recueillons
Utilisation des renseignements personnels vous concernant
Communication des renseignements personnels vous concernant
Entités avec qui sont partagés les renseignements personnels
Modes de protection des renseignements personnels vous concernant
Sécurité des sites Web
Accès aux renseignements personnels vous concernant et possibilité de les modifier
Retrait du consentement
Renseignements non personnels et témoins (ou cookies)

Questions, préoccupations et plaintes au sujet de la Règle des SGR Brookfield en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels

1. Introduction

Les SGR Brookfield procurent au public toute une gamme de services de relogement comprenant, sans s’y limiter, des services d’évaluation immobilière et de revue des évaluations; des services de vente ou d’aide à la vente d’une maison; de l’assistance financière; des avances sur la valeur nette du propriétaire et des services de coordination des dépenses; des services de gestion immobilière, d’aide à la résiliation de baux, de recherche d’installations d’hébergement provisoire, de déménagement des biens ménagers et de coordination de l’entreposage; des services d’orientation, d’aide à la recherche d’une maison ou d’un logement à louer et d’aide à la vente d’une maison; des conseils en matière de financement hypothécaire et de fiscalité; des renseignements sur les nouveaux quartier et collectivité ainsi que des services d’aide à la recherche d’établissements scolaires et d’installations de soins aux aînés.

Dans le cadre de la prestation de leurs produits et services, les SGR Brookfield peuvent être appelés à recueillir, moyennant le consentement de leurs clients, des renseignements personnels concernant ces derniers.

On entend par « Renseignements personnels » toute information portant sur une personne identifiable. Il peut s’agir, entre autres choses, de ses nom et prénom, de son adresse, son âge, son sexe, son revenu, son dossier d’emploi, ses antécédents professionnels et de crédit, ses dettes et autres obligations financières, ses préférences personnelles et tout autre renseignement concernant la personne même ou un membre de sa famille. Toutefois, ne s’inscrivent pas parmi les « renseignements personnels » les nom et prénom d’un employé d’entreprise, le titre de son poste ni ses adresse et numéros de téléphone au travail.

Le texte de la Règle des SGR Brookfield en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels a été rédigé en fonction de, et en conformité avec, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada, laquelle englobe les dix principes régissant la protection de la vie privée et des renseignements personnels définis dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (CSA). Pour obtenir de plus amples renseignements sur cette nouvelle loi, veuillez consulter le site Web officiel du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l’adresse http://www.privcom.gc.ca.

La présente règle d’entreprise décrit les dix grands principes auxquels obéissent les SGR Brookfield pour s’assurer de protéger les renseignements personnels qu’ils collectent sur leurs clients et utilisent ou communiquent dans le cadre de leurs activités commerciales au Canada. Tous nos employés qui ont accès à des renseignements personnels doivent par ailleurs s’engager à respecter en tous points la Règle des SGR Brookfield ainsi que tous ses procédés et méthodes connexes. À cette fin, les SGR Brookfield ont nommé un directeur à la protection de la vie privée dont le rôle consiste à veiller que tous les employés des SGR Brookfield se conforment en tous points à la loi ainsi qu’à la règle de l’entreprise.

2. Les dix principes régissant la protection de la vie privée et des renseignements personnels

Les dix principes qui suivent régissent l’ensemble de nos actions en ce qu’elles se rapportent à l’utilisation des renseignements portant sur notre clientèle :

Principe 1 – Responsabilité

Les SGR Brookfield sont responsables de tous les renseignements personnels se trouvant en leur possession ou sous leur garde, y compris tous les renseignements personnels communiqués à d’autres parties dans le cadre de leurs activités commerciales.

Principe 2 – Détermination des fins de la collecte

Les SGR Brookfield informent leurs clients des motifs pour lesquels ils recueillent des renseignements personnels sur ces derniers et ce avant ou pendant la collecte des renseignements.

Principe 3 – Consentemen

Les SGR Brookfield obtiennent le consentement de leurs clients avant ou pendant la collecte ou l’utilisation des renseignements personnels.

Le consentement du client peut être explicite ou implicite. Par ailleurs, le client peut retirer son consentement en tout temps (hormis quelques exceptions seulement). Toutefois, les SGR Brookfield peuvent recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans que le client en soit au courant ou ait accordé son consentement mais uniquement dans ces circonstances exceptionnelles où de telles collecte, utilisation et communication sont autorisées ou exigées par la loi.

Principe 4 – Limitation de la collect

Les renseignements que nous recueillons d’un client donné se limitent à ceux qui sont nécessaires aux fins et objectifs précisés au préalable à ce client. Par ailleurs, les renseignements sont recueillis par des moyens et méthodes justes et conformes à la loi.

Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservatio

Les renseignements personnels ne sont utilisés ou communiqués qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis à moins que le client ait explicitement consenti à d’autres usages ou dans les cas exceptionnels où leurs utilisation et communication sont exigées ou autorisées par la loi. Par ailleurs, les renseignements personnels ne peuvent être conservés que pour la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

De nouveau, dans certaines circonstances exceptionnelles seulement, les SGR Brookfield peuvent avoir l’obligation ou le droit de communiquer, sans que le client en soit au courant ou ait accordé son consentement spécifique, des renseignements personnels susceptibles d’avoir une incidence sur les affaires de l’entreprise ou sur les intérêts du public.

Principe 6 – Exactitude

Les SGR Brookfield veillent à ce que tous les renseignements personnels en leur possession ou sous leur garde soient tenus aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins précisées pour lesquelles ils ont été recueillis. Par ailleurs, les clients peuvent demander que ces renseignements soient modifiés au besoin s’il est établi qu’ils sont inexacts ou incomplets.

Principe 7 – Mesures de sécurité

Les renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité convenant à la nature confidentielle de l’information.

Principe 8 – Transparence

Les SGR Brookfield renseigneront leur clientèle au sujet des règles, méthodes et procédés qu’ils utilisent pour gérer les renseignements personnels. Les clients auront accès à cette information par l’entremise de notre site Web, ou autrement sur demande.

Principe 9 – Accès aux renseignements personnels

Moyennant une demande formulée par écrit, tout client peut être informé de l’existence, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels le concernant et y obtenir accès. Les SGR Brookfield comblent ces demandes aussi efficacement que possible. Cependant, si les SGR Brookfield sont empêchés de donner accès aux renseignements, ils en expliquent les raisons au client, sauf dans les cas où la loi le défend.

Principe 10 – Réponse aux plaintes et suggestions de la clientèle

Les clients peuvent remettre en question le respect, par les SGR Brookfield, des dispositions de leur Règle en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels. En effet, les SGR Brookfield ont en place des procédés et méthodes systématisés de réception, d’analyse et de résolution des plaintes et des questions formulées par sa clientèle. Les clients peuvent donc communiquer avec le directeur des SGR Brookfield à la protection de la vie privée et des renseignements personnels pour lui formuler toutes leurs préoccupations ou pour demander l’accès aux renseignements personnels les concernant. Les coordonnées de ce directeur sont précisées plus loin aux présentes, dans la partie intitulée Questions, préoccupations et plaintes.

3. Application des dix principes régissant la protection de la vie privée et des renseignements personnels – Comment nous traitons les renseignements personnels qui vous concernent :

Nature des renseignements que nous recueillons

Les SGR Brookfield recueillent et utilisent les renseignements personnels dans le but de vous procurer les services de relogement que vous avez demandés (par l’entremise de votre employeur) ou pour offrir des produits et des services supplémentaires susceptibles de vous intéresser. Vous avez le choix de consentir ou non à nous fournir des renseignements personnels vous concernant. Toutefois, en ne disposant pas de certains renseignements, il est possible que nous ne soyons pas en mesure de vous procurer certains de nos produits et services. Nous ne pouvons, par exemple, vous fournir nos services d’aide à la réinstallation si nous ne savons pas, pour commencer, où vous habitez.

Bref, la nature de votre demande de services déterminera le type de renseignements personnels que nous serons susceptibles de réclamer de vous.

Voici une liste des renseignements de base requis pour la prestation de nos services de relogement :

  • Nom et prénom
  • Adresse
  • Numéro(s) de téléphone
  • Renseignements hypothécaires
  • Information relative à l’état de votre propriété
  • Renseignements sur votre famille
  • Données particulières en rapport avec vos besoins à destination
  • Information sur vos comptes bancaires et autres renseignements financiers
  • Numéro d’assurance sociale, aux fins de déclaration d’impôts et conformément aux exigences du gouvernement fédéral et à la Loi de l’impôt sur le revenu si vos activités financières ont des répercussions fiscales.

Par ailleurs, les SGR Brookfield peuvent conserver un dossier contenant vos coordonnées et autres renseignements de base aux fins de réponses à vos demandes et pour s’assurer que vous êtes bien satisfait(e) des services de relogement qui vous ont été fournis.

Prenez note également que lorsque vous consultez le site Web des SGR Brookfield, nous ne recueillons aucune information permettant de vous identifier à moins que vous ne la fournissiez vous-même de plein gré. Par ailleurs, tous les renseignements que vous nous transmettez par ce moyen sont conservés en lieu sûr et tenus strictement confidentiels.

Utilisation des renseignements personnels vous concernant

Les SGR Brookfield utilisent les renseignements personnels vous concernant à deux grandes fins générales :

1.  Renseignements personnels d’ordre général - Pour communiquer avec vous pendant la durée de votre processus de relogement et pour vous faire bénéficier de nos produits et de nos services. Certains de ces services peuvent également vous être procurés par des fournisseurs indépendants (déménageurs, conseillers, etc.) afin de mieux satisfaire à vos besoins dans le cadre de votre réinstallation.

2.  Renseignements personnels portant sur les transactions - Pour assurer le contrôle de notre niveau de service et effectuer le suivi auprès de vous afin de garantir votre satisfaction à l’égard des services reçus.

Nous n’utiliserons les renseignements personnels vous concernant qu’aux fins que nous vous aurons précisées. Si nous avons l’intention ou le besoin d’en faire un autre usage, nous vous en aviserons et vous demanderons votre consentement au préalable.

Communication des renseignements personnels vous concernant

Les SGR Brookfield sont tenus en tout temps de tenir strictement confidentiels les renseignements personnels qui vous concernent sauf dans les circonstances suivantes :

(i) Lorsque vous en autorisez la communication.

Nombreux des services qu’offrent les SGR Brookfield nécessitent que nous obtenions des renseignements personnels vous concernant afin d’être en mesure de rendre les services que nous avons été engagés à fournir. Nous utiliserons ces renseignements pour adapter nos programmes à vos besoins et objectifs particuliers. Nous veillerons toujours, cependant, à obtenir d’abord votre consentement et n’utiliserons jamais l’information à d’autres fins que celles que nous vous aurons précisées.

Si, par exemple, nous sommes appelés à vous procurer des services d’orientation dans votre nouvelle ville de résidence, il est possible que nous ayons besoin de renseignements au sujet de votre famille, lesquels nous aideront à adapter le programme d’orientation en conséquence de vos besoins particuliers. Il pourrait s’agir notamment de renseignements sur les besoins de vos enfants en matière d’instruction ou sur vos propres exigences médicales. Nous pourrions encore devoir vous rembourser vos frais de kilométrage ou autres frais accessoires et nécessiter par conséquent que vous nous fournissiez vos reçus. Néanmoins, nous nous assurerons toujours d’obtenir votre consentement préalable avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer ces renseignements. Par ailleurs, vous pourrez revenir sur votre consentement en tout temps, sous réserve toutefois de certaines conséquences juridiques (dont nous vous informerons). Vous ne pourrez revenir sur votre consentement en rapport avec un billet à ordre que vous avez signé par exemple.

(ii) Lorsque la loi en exige la communication.

Les renseignements que nous sommes tenus de communiquer sont généralement définis en fonction des exigences gouvernementales en matière de déclaration d’impôts. Toutefois, dans certains cas particuliers - ordonnance d’un tribunal par exemple -, il est possible que nous soyons tenus de communiquer certains renseignements aux autorités. Nous ne fournirons alors que les renseignements précis demandés et ne procéderons à la communication de ces données que si nous sommes persuadés que les autorités en question ont de réels motifs de réclamer l’information.

(iii) Lorsque la loi en autorise la communication.

La loi prévoit certaines circonstances où les SGR Brookfield seraient en droit de communiquer, sans votre consentement, des renseignements personnels vous concernant. Voici quelques exemples de telles situations : Nécessité de percevoir des sommes en souffrance; urgences médicales et soupçons d’activités illégales.

Entités avec qui sont partagés les renseignements personnels

Employés des SGR Brookfield

Dans le cadre des activités commerciales quotidiennes, l’accès aux renseignements personnels de nature confidentielle est réservé aux employés et conseillers professionnels (tels que conseiller juridique des SGR Brookfield, auditeurs, etc.) ayant des raisons légitimes d’en prendre connaissance et de les utiliser. Néanmoins, conformément à leurs conditions de travail, tous les employés des SGR Brookfield sont tenus de respecter l’ensemble des lois et règlements en vigueur, y compris la présente Règle en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels que nous avons mise en place en notre sein. Par ailleurs, lorsque nécessaire, les employés des SGR Brookfield se verront accorder et devront préserver les niveaux d’accès sécurisés adéquats.

Enfin, l’utilisation ou la communication non autorisée de renseignements confidentiels sur la clientèle par un employé des SGR Brookfield pourra donner lieu à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

Sociétés affiliées aux SGR Brookfield

Pour assurer que soit comblé l’ensemble de vos besoins en matière de relogement et moyennant votre permission (à moins qu’une interdiction contractuelle nous en empêche), nous pourrions devoir partager avec nos sociétés affiliées certains renseignements personnels vous concernant. Toutefois, nous ne procéderons de la sorte qu’avec votre consentement explicite préalable, sur lequel vous êtes en droit de revenir en tout temps. D’ailleurs, la marche à suivre pour retirer votre consentement est définie ci-dessous, dans la partie intitulée Retrait du consentement.

Fournisseurs de services des SGR Brookfield

Comme vous le savez sans doute, nous faisons souvent appel à d’autres fournisseurs de services dont nous coordonnons la prestation pour vous procurer la vaste gamme de produits et de services de relogement qu’offrent les SGR Brookfield. Nous entretenons en effet des réseaux d’avocats et de notaires, de déménageurs et de consultants qui aident les familles relogées à acheter une nouvelle maison, à déménager leurs biens et à se réinstaller dans leur nouvelle ville de résidence.

N’est transmise à ces fournisseurs que l’information dont ils ont besoin pour procurer le service précis qu’ils ont été engagés à fournir. Tous les membres de notre réseau de fournisseurs associés sont également tenus, par voie d’un engagement contractuel, d’assurer la protection de la nature confidentielle des renseignements et sont l’objet d’une interdiction formelle d’utiliser cette information à des fins autres que celles que nous avons expressément autorisées. Ils sont tenus par ailleurs de traiter les renseignements personnels d’une manière conforme en tous points aux dispositions de notre Règle en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels.

Modes de protection des renseignements personnels vous concernant

Les SGR Brookfield disposent de nombreuses mesures de contrôle assurant la protection des renseignements en leur possession ou sous leur garde ainsi que la sécurité de leurs systèmes d’information. Les dossiers des clients sont ainsi entreposés en fonction de la nature confidentielle de leur contenu. Des contrôles adéquats (tel un accès restreint) régissent nos systèmes informatiques et nos procédés et méthodes de traitement des données. Par ailleurs, l’accès aux lieux physiques où les renseignements personnels sont recueillis, traités et stockés est réservé uniquement aux employés autorisés. Enfin, à la demande de votre employeur, votre dossier lui sera retourné après sa clôture.

Lorsque vous rencontrez un employé des SGR Brookfield ou lui téléphonez pour discuter de votre dossier, il est possible qu’on vous demande des renseignements ayant pour but de vous identifier. Ce mode de protection est conçu pour assurer que vous seul(e) - ou une personne dûment autorisée par vous - ayez accès à votre dossier.

Sécurité des sites Web

Afin de mieux vous servir, les SGR Brookfield donnent à leur clientèle l’accès à certains renseignements par l’entremise de leurs sites Web sécurisés. Comme ils se sont engagés à protéger votre vie privée et les renseignements personnels vous concernant, les SGR Brookfield veilleront en tout temps à ce que toute information accessible par l’entremise de leurs sites demeure ainsi parfaitement sécurisée. De plus, pour empêcher tout accès non autorisé à votre compte, vous êtes tenu(e) d’ouvrir votre session dans chacun de ces sites au moyen d’un code d’utilisateur personnel et d’un mot de passe crypté. Ainsi, à défaut de fournir le bon mot de passe, nul ne sera autorisé par le système à accéder à votre compte.

Accès aux renseignements personnels vous concernant et possibilité de les modifier

En votre qualité de client des SGR Brookfield, vous avez le droit d’accéder à tous les renseignements personnels que nous conservons dans votre dossier, de les vérifier et de réclamer des modifications si vous pouvez en démontrer l’inexactitude. Par conséquent, si vous désirez consulter le contenu de votre dossier, veuillez en faire parvenir la demande écrite au directeur à la protection de la vie privée et des renseignements personnels, à l’adresse précisée dans la partie ci-dessous intitulée « Questions, préoccupations et plaintes ». Nous tâcherons de satisfaire à votre demande le plus rapidement possible.

Si, après vérification, vous désirez que des modifications soient apportées aux renseignements contenus dans votre dossier, de nouveau, faites parvenir une demande à cet effet au directeur à la protection de la vie privée et des renseignements personnels.

Retrait du consentement

Afin d’être en mesure de vous procurer nos produits et nos services de relogement, nous, des SGR Brookfield, partagerons, avec votre consentement préalable, les renseignements personnels vous concernant avec nos sociétés affiliées (à moins qu’une interdiction contractuelle ne nous en empêche). Toutefois, si vous ne désirez pas recevoir de matériel promotionnel de ces entreprises ou si vous refusez que les renseignements personnels vous concernant soient communiqués avec ces entités, veuillez communiquer avec nous :

À l’adresse information@Brookfieldgrs.ca

Renseignements non personnels et témoins (ou cookies)

Il est possible que les SGR Brookfield recueillent des renseignements non personnels à votre sujet, c’est-à-dire de l’information ne pouvant être retracée à une personne identifiable ou spécifique. Nos serveurs, par exemple, enregistrent automatiquement certaines données lorsque vous consultez les sites Web des SGR Brookfield. Ces données sont recueillies au moyen de témoins (ou cookies) - de minuscules fichiers texte contenant un seul numéro permettant à nos système d’identifier votre navigateur Internet (et pas vous) – chaque fois que vous visitez l’un de nos sites Web utilisant les témoins. Ces témoins ou cookies peuvent également préciser les pages que vous avez consultées, révéler le numéro IP de votre ordinateur et fournir d’autres statistiques relatives à l’utilisation faite de notre site. Ils aident les SGR Brookfield à améliorer la fonctionnalité de leurs sites Web, à en rehausser la convivialité et à intensifier la sécurité de vos sessions de navigation. Cette information peut également servir à des fins d’analyse et de recherche (évaluation du nombre de visiteurs de nos sites, par exemple), mais en aucun temps, ne procure de renseignements personnels sur vous, l’utilisateur. Certes, l’ensemble de ces données combinées peut être partagé avec d’autres parties, mais uniquement dans la mesure où jamais elles n’englobent de renseignements permettant de vous identifier personnellement.

Par ailleurs, vous pouvez configurer votre navigateur Internet afin d’être avisé(e) lorsque votre ordinateur reçoit un cookie et vous pouvez même les refuser tous d’un même coup. Néanmoins, si vous refusez d’accepter les témoins, il est possible que vous restreigniez ainsi la fonctionnalité de notre site. Le site www.relodialogue.com, par exemple, nécessite les cookies pour reconnaître les clients bénéficiant d’un droit d’accès valide à la base de données. Si votre navigateur refuse d’accepter les témoins, notre site ne vous accordera plus l’accès par l’entremise de vos code d’utilisateur et mot de passe.

Questions, préoccupation et plaintes

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes à formuler relativement aux renseignements personnels vous concernant ou à la Règle des SGR Brookfield en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels, n’hésitez pas à communiquer avec notre directeur à la protection de la vie privée et des renseignements personnels au moyen des coordonnées suivantes :

Lyse Bourassa
Courriel :
privacy@brookfieldgrs.ca;
Services globaux de relogement Brookfield
116 rue Albert, suite 801
Ottawa (Ontario)
K1P 5G3
Tel: (613) 236-4346







At Brookfield Global Relocation Services Limited ("Brookfield GRS"), we respect the privacy of our customers and we are committed to keeping your personal information accurate, confidential, secure and private. We have adopted the following Privacy Policy to ensure that Brookfield GRS continues to meet its commitment to your privacy.

The following sections, read as a whole, comprise the Brookfield GRS Privacy Policy:

Introduction

The Ten Principles of Privacy

1 – Accountability
2 – Identifying Purposes
3 – Consent
4 – Limiting Collection
5 – Limiting Use, Disclosure and Retention
6 – Accuracy
7 – Safeguarding Personal Information
8 – Openness
9 – Customer Access
10 – Addressing Customer Complaints

Application of the Ten Principles

The kind of information we collect
How we use your personal information
When we disclose your personal information
With whom we share your personal information
How we safeguard your personal information
Web site security
Accessing and amending your personal information
Opting out
Cookies

Questions, Concerns and Complaints About the Brookfield GRS Privacy Policy



1. Introduction

Brookfield GRS provides a variety of relocation services to the public, including, but not limited to: property valuation and appraisal review, home sale or home sale assistance, financial assistance, equity advances and expense coordination, property management, lease cancellation, interim living arrangements, furniture moving and storage coordination, orientation, home finding, home purchase or rental assistance, guidance regarding mortgages and taxation, home and neighbourhood information, education and elder care connections.

In the course of providing these products and services, Brookfield GRS may collect, with their consent, certain personal information about its customers.

"Personal Information" means information about an identifiable individual customer. This may include without limitation, the individual’s name, address, age, gender, income, employment status, credit history, debts and liabilities, income, personal preferences and other information about his or her family. Personal information does not include the name, title or business address or telephone number of an employee of an organization.

The Brookfield GRS Privacy Policy is based on, and complies with, Canada’s Personal Information Protection and Electronic Documents Act ("PIPEDA"), which includes the Ten Privacy Principles outlined in the Canadian Standards Association Model Code for the Protection of Personal Privacy. For more information about this legislation, please visit the official web site of the Privacy Commission of Canada at http://www.privcom.gc.ca.

This Privacy Policy describes the ten principles that Brookfield GRS follows to ensure that we protect our customers’ personal information when we collect, use or disclose it in the course of carrying on commercial activities in Canada. All of our employees who have access to personal information must adhere to the Brookfield GRS Privacy Policy and related procedures. To this end, Brookfield GRS has appointed a Privacy Officer to ensure compliance by all Brookfield GRS employees.

2. The Ten Principles of Privacy

The following ten principles govern our actions as they relate to the use of customer information:

Principle 1 – Accountability

Brookfield GRS is accountable for all personal information in its possession or custody, including personal information disclosed to third parties for processing.

Principle 2 – Identifying Purposes

Brookfield GRS will inform its customers of the purposes for which it is collecting any personal information, before or at the time the information is collected.

Principle 3 – Consent

Brookfield GRS will obtain consent from its customers before or when it collects or uses the personal information.

A customer’s consent can be express or implied. A customer can withdraw consent at any time (with certain exceptions). Brookfield GRS, however, may collect, use or disclose personal information without the customer’s knowledge or consent in exceptional circumstances where such collection, use or disclosure is permitted or required by law.

Principle 4 – Limiting Collection

The information collected from the customer will be limited to those details necessary for the purposes it has identified to the customer. Information will be collected by fair and lawful means.

Principle 5 – Limiting Use, Disclosure and Retention

Personal information will only be used or disclosed for the purpose for which it was collected unless the customer has otherwise consented, or when it is required or permitted by law. Personal information may only be retained for the amount of time needed to fulfil the purpose for which it was collected.

In certain exceptional circumstances, Brookfield GRS may have a legal duty or right to disclose personal information without customer knowledge or consent with respect to matters that concern the company’s or the public’s interest.

Principle 6 – Accuracy

Brookfield GRS will keep personal information as accurate, complete and current as necessary to fulfil the identified purposes for which it was collected. Customers may have this information amended where it is found to be inaccurate or incomplete.

Principle 7 – Safeguarding Personal Information

Personal information is safeguarded using measures appropriate to the sensitivity of the information.

Principle 8 – Openness

Brookfield GRS will make information available to its customers about the policies and procedures Brookfield GRS uses to manage personal information. Customers have access to this information through our web site, or through alternate means if requested.

Principle 9 – Customer Access

Upon written request, a customer will be informed of the existence, use and disclosure of their personal information, and will be given access to it. Brookfield GRS will respond to such requests as efficiently as possible. If Brookfield GRS is prohibited from providing such access they will explain the reasons for the lack of access, except where prohibited by law.

Principle 10 – Addressing Customer Complaints and Suggestions

Customers may challenge the Brookfield GRS compliance with its Privacy Policy. Brookfield GRS has procedures to receive, investigate and respond to customers’ complaints and questions. Customers may contact the Brookfield GRS Privacy Officer to express any concerns or to request access to their personal information. The contact information for this individual is provided below.

3. Application of the Ten Privacy Principles – how we treat your personal information:

The kind of information we collect

Brookfield GRS gathers and uses personal information in order to provide you with the relocation services you have requested (through your employer) or to offer additional products or services you may be interested in. Providing us with your personal information is your choice, however, we may not be able to provide you with certain products or services if you do not provide us with certain information. For example, we cannot provide you with relocation services if we do not know where you live.

The nature of your request will determine the kind of personal information we might ask for.

Information that is typically required to provide you with relocation services:

  • Name
  • Address
  • Phone number(s)
  • Mortgage information
  • Information relating to the condition of your property
  • Family information
  • Special requirements relating to your needs at your point of destination
  • Bank account and other financial information
  • If there are tax implications related to your financial activities, the federal government requires that we ask for your Social Insurance Number for tax reporting purposes pursuant to the Income Tax Act.

 

Brookfield GRS may keep a file with your contact history to be used for customer inquiry purposes so that we may ensure that your are satisfied with the relocation services which we have provided to you.

If you visit an Brookfield GRS web site, we do not collect personally identifiable information about you unless you provide it. All information that you do provide us with is securely maintained and kept strictly confidential.

How we use your personal information

At Brookfield GRS we use personal information for two general purposes:

1. To communicate with you during the course of your relocation and to provide you with our products and services. Some services may be provided by other service providers (such as movers or consultants) to better serve your relocation needs.

2. Transactional information to monitor our level of service and report back to you to ensure your satisfaction with the provision of such services.

We will only use personal information for the purpose that we have disclosed to you. If we want to use your information for a different purpose, we will notify you and ask for your consent first.

When we disclose your personal information

Brookfield GRS is obliged to keep your personal information confidential except under the following circumstances:

(i) When authorized by you

Many of the services offered by Brookfield GRS require us to obtain personal information about you in order to perform the services we have been engaged to provide. We will use this information to tailor programs to meet your needs and objectives. We will always obtain consent from you first, and we will never use the information for purposes other than those we have told you about.

For example, if we are providing you with orientation services in your new community, we may need to know information about your family that will help us tailor an orientation program. This might include information about your children’s educational requirements or information about your health care needs. Or we may reimburse you for mileage or other incidentals that would require you to provide us with your receipts. We will always obtain your consent before we collect, use or disclose this information. You may also withdraw your consent at any time, subject to any legal implications (which we will inform you about). For example you cannot withdraw your consent with respect to a promissory note you have signed.

(ii)
When required by law

The type of information we are legally required to disclose usually relates to government tax reporting requirements. However, in some cases, such as under a court order, we may be required to disclose certain information to authorities. We will only provide the specific information requested and only upon being satisfied that the authorities have legitimate grounds to request the information.

(iii) When permitted by law

The legislation has provided certain situations where Brookfield GRS is legally permitted to disclose personal information without your consent. Examples include, but are not limited to, situations involving the collection of debt in arrears, medical emergencies, or suspicion of illegal activities.

With whom we share your personal information

Brookfield GRS employees

In the course of daily operations, access to sensitive personal information is limited to those employees and professional advisors (such as Brookfield GRS lawyers, auditors, etc.) with a legitimate reason for accessing it. As a condition of their employment, all Brookfield GRS employees are required to follow all applicable laws and regulations, including the Privacy Policy we have established. Where required, Brookfield GRS employees will hold and maintain appropriate security clearance.

Unauthorized use, disclosure of confidential client information by an employee of Brookfield GRS is prohibited and may result in disciplinary measures inclusive of dismissal.

Brookfield GRS affiliates

To ensure that all your relocation needs are met, and where we have your permission, we may share some of your personal information with our affiliates (unless we are contractually prohibited from doing so). We will only do this with your express consent and you may withdraw this consent at any time. The procedure for withdrawing consent is outlined below under the section "Opting Out".

Brookfield GRS service providers

As you may know, we often engage and coordinate other service providers to deliver to you the vast array of relocation services offered through Brookfield GRS. For example, we maintain a network of lawyers, movers and consultants who assist families in purchasing, moving and settling in to their new homes.

Such service providers are only given the information that is needed to provide the specific service for which they are engaged to provide. Our network of Service Providers are also bound by strict contractual means to protect the confidentiality of your information, and they are prohibited from doing anything with this information that we have not authorized them to do They are required to treat your personal information in a manner consistent with the Brookfield GRS Privacy Policy.

How we safeguard your personal information

Brookfield GRS have extensive controls in place to maintain the security of their information and information systems. Client files are stored according to their sensitivity. Appropriate controls (such as restricted access) are placed over our computer systems and data processing procedures. Physical access to areas where personal information is gathered, processed or stored, is limited to authorized employees. Where requested by your employer, your file will be returned to your employer after your file has closed.

When you telephone or meet with an Brookfield GRS employee to speak about your file, you may be asked for some personally identifying information. This kind of safeguard is designed to ensure that only you, or someone authorized by you, has access to your file.

Web site security

In order to serve you better, Brookfield GRS offers customers access to certain information through its secure web sites. Brookfield GRS is committed to your privacy and will ensure that any information you access or provide through this site remains secure. To safeguard against unauthorized access to your account, you are required to "sign-on" using an encrypted password to gain access. If you are unable to provide the correct password, you will not be able to access your account.

Accessing and amending your personal information

As a customer, you have the right to access the personal information we keep in your file and you have the right to verify or amend the information if it is shown to be inaccurate. If you would like to view the personal information held in your file, please make a written request to the Privacy Officer, at the address listed below, under "Questions, Concerns and Complaints". We will respond to your request as efficiently as possible.

To make a change, please make a similar request in writing to the Privacy Officer.

Opting out

In order to provide you with relocation services and products, Brookfield GRS will, with your consent, share your personal information with other Brookfield GRS affiliates (unless we are contractually prohibited from doing so). Should you not want to receive promotional materials from, or have your personal information shared with, these companies, please:

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Anonymous information and "cookies"

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Questions, Concerns and Complaints

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